Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beknopte omschrijving
De taken van een bestuurssecretaresse bij gemeente Roermond bestaan in hoofdlijnen uit: Het bijhouden en bewaken van de digitale agenda's, vergaderapp iBabs en het maken van afspraken; het faciliteren van vergaderingen en besprekingen, zoals het

Beschrijving

De taken van een bestuurssecretaresse bij gemeente Roermond bestaan in hoofdlijnen uit:

• Het bijhouden en bewaken van de digitale agenda's, vergaderapp iBabs en het maken van afspraken;


• het faciliteren van vergaderingen en besprekingen, zoals het tijdig verzamelen van informatie, het aanleggen en bijhouden van vergaderdossiers en het zorgdragen voor de logistiek rond afspraken, vergaderingen en bijeenkomst;


• het beheren, actualiseren en het periodiek opschonen van werkdossiers en het overdragen van documenten naar het archief;


• het aannemen van telefoongesprekken, maken van gespreksnotities, het terugkoppelen van telefoongesprekken en het bewaken van gemaakte afspraken;


• het beheren van vertrouwelijke informatie en het opstellen van declaraties;


• het ontvangen, begeleiden en informeren van gasten en bezoekers;


• het verrichten van representatieve werkzaamheden, de daarmee samenhangende correspondentie en ondersteunende werkzaamheden bij ontvangsten door de gemeente.

De bestuurssecretaresse werkt samen met nog vijf collega's in het bestuurssecretariaat en is verantwoordelijk voor de dagelijkse secretariële en administratieve ondersteuning voor één of meer leden van het dagelijks bestuur van de gemeente Roermond, de gemeentesecretaris en het hoofd van de afdeling Strategie en Bestuur.

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een bestuurssecretaresse met:

• een MBO opleiding aangevuld met een opleiding officemanagement of managementassistent of daarmee vergelijkbare opleiding (directiesecretaresse);


• aantoonbare kennis en ervaring met het officepakket van Microsoft en het beheren en onderhouden van digitale informatievoorziening;


• een proactieve, flexibele en collegiale instelling, mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zelfstandigheid, integer, accuraat en stressbestendig!

Wat wij bieden

Start People biedt jou een leuke uitdaging met een passend salaris. Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van maximaal 2.816,- bruto per maand (schaalniveau 7) op basis van een 36-urige werkweek. Het betreft een tijdelijk fulltime diensteverband voor 6 maanden.